Utilice Google Calendar para notificar a sus colegas que va a llegar tarde

Google Calendar es una de las funciones más infravaloradas que ofrece el gigante de los buscadores. La gente tiende a utilizarlo como un calendario normal sin darse cuenta de que es una aplicación interactiva que puede utilizarse de muchas maneras útiles.

Por ejemplo, puede utilizar Google Calendar para crear una alerta durante una reunión. La alerta informará automáticamente a los demás participantes en la reunión cuando usted llegue tarde a una conferencia de grupo. A continuación encontrará los pasos para activar esta función en su Google Calendar.

Notificar a sus colegas

Abra la aplicación Google Calendar y acceda a su cuenta de Google. Esto hará que aparezca toda la información que Google tiene con respecto a sus fechas y citas.

Si utiliza Google Calendar en su ordenador, debería aparecer su agenda, con una lista de las personas que le acompañarán en la reunión y los medios para ponerse en contacto con ellas.

Seleccione entre las tres opciones de “Ir”: sí, no y tal vez.

Haga clic en el icono “Enviar a los invitados por correo electrónico” en la esquina superior derecha.

Redacte un correo electrónico para enviarlo a los demás huéspedes explicando su llegada tardía.

También puede tocar el icono del lápiz en la parte superior de la notificación del evento. Esto le llevará a una página con diversas opciones para modificar los eventos. Pulse sobre “Añadir invitados” para enviar un mensaje a otros miembros del grupo sobre su llegada tardía.

A través de la aplicación Android

Vaya a la aplicación Google Calendar de su teléfono Android.

Seleccione “Ajustes -> General -> Respuestas rápidas”.

Elija uno de los mensajes preestablecidos o cree uno nuevo.

Toque “Enviar a los invitados por correo electrónico” en el menú de notificaciones. Esto le ahorrará el tiempo de contactar con cada miembro del grupo individualmente.

Aplazar la reunión

Es posible que tenga que posponer la reunión por completo si no sólo llega tarde sino que no puede asistir a la reunión. En ese caso, Google Calendar permite a los demás miembros del grupo dar su opinión sobre qué hora futura les vendrá mejor como nueva hora de reunión.

Simplemente cree un nuevo evento y añada a todos los miembros de la reunión al grupo. Ahora pulse sobre las horas sugeridas debajo de los nombres de cada uno de sus invitados. Aparecerá un menú desplegable que revela la lista de horas en las que todos los invitados están libres para celebrar otra reunión.

Conclusión

Además de avisar a los demás de que va a llegar tarde, se suele considerar una cortesía común enviarles un mensaje, que también se puede preconfigurar con Google Calendar. El mensaje puede ser cualquier cosa, desde una breve frase que haga saber a los demás que va a llegar tarde, hasta una explicación del motivo de su retraso o simplemente una disculpa. El objetivo principal es que los demás participantes de la reunión sepan que usted se ha retrasado para que puedan decidir si empiezan o no sin usted.

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