Por qué debe archivar sus correos electrónicos y cómo puede hacerlo

Es curioso ver lo rápido que nuestras soluciones tecnológicas pasan de ser una sólida solución digital a un frágil problema digital. Tomemos como ejemplo el correo electrónico. Tener una cuenta de correo electrónico significa que nunca pierdes un mensaje que te envíen, ¿verdad? Las desventajas son que nunca puede encontrar realmente un mensaje una vez que la cantidad de correos electrónicos que almacena aumenta, y básicamente todo el correo se almacena en una ubicación en su ordenador y por lo tanto es vulnerable a la pérdida.

Por supuesto, es posible que su ordenador tenga una copia de seguridad (y realmente debería hacerla si se acaba de dar cuenta de que no la tiene), pero tener una copia de seguridad es una cosa – restaurar sus correos electrónicos de nuevo en su programa de correo electrónico es otra.

Hacerlo a mano

La forma más rápida y sencilla de hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos vitales es, por supuesto, arrastrarlos a una carpeta y guardarlos en una unidad USB. La mayoría de los programas de correo electrónico en la mayoría de las plataformas abrirán un correo electrónico suelto que probablemente incluirá cualquier archivo adjunto. Eso está muy bien, pero lo que ocurre con un cliente de correo electrónico es que guarda sus correos en una base de datos (teóricamente) consultable. Una colección suelta de archivos en una carpeta asegura los datos, pero no es en absoluto un recurso en el que se puedan hacer búsquedas.

Se puede ser un poco más organizado al respecto y arrastrar los correos electrónicos sobre la activación de la cuenta, los números de serie de los productos, los recibos de las compras, etc., pero es un poco molesto tener que mantener todo eso actualizado manualmente.

Soluciones de software libre

La solución es un servicio de archivo de correo electrónico. Encontrará muchos servicios por ahí, pero la mayoría tienen un tono muy corporativo. Hay algunos, en particular la popular solución MailStore, que ofrece una versión gratuita de su software corporativo para uso doméstico.

Esta es una solución mucho mejor para mantener sus correos electrónicos a salvo, y no sólo a salvo sino también accesibles. Además de hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos fuera del sitio en una ubicación digital distante, puede restaurar sus correos electrónicos directamente en el lugar donde se originaron en su software cliente.También puede buscar los correos electrónicos en la copia de seguridad para obtener detalles relevantes como el remitente y las fechas.

La mayor ventaja de utilizar un servicio de archivo de correo electrónico dedicado en lugar de una copia de seguridad externa general o de hacerlo a mano es sencilla: Sus correos electrónicos no sólo se pueden buscar sino que se pueden restaurar. Como beneficio secundario, esto también significa que tener sus correos electrónicos almacenados en una base de datos externa hace que la migración de sus correos electrónicos sea también más fácil. Si cambia de ordenador, por ejemplo si actualiza su máquina de escritorio principal, una de las mayores fuentes de dolor es tener que iniciar su cliente de correo electrónico desde cero sin tener acceso a su correo heredado.

Con una copia de seguridad externa que pueda restaurarse fácilmente en cualquier cliente, puede simplemente sacar todos los correos de su jefe, de su mujer, de su proveedor de software principal, y continuar como si nada hubiera pasado. Esto es mucho más fácil que desplegar herramientas de exportación e importación de correo electrónico o hackear las bases de datos a mano, que ha sido la solución estándar durante mucho tiempo.

A medida que avanzamos hacia una época en la que toda su vida laboral y personal se almacena en el correo electrónico, tiene sentido tomar medidas para protegerlo.

En la práctica

Utilizando Mailstore como ejemplo, es muy sencillo de utilizar. Una vez descargado e instalado el software, al ejecutarlo se encuentra con un panel de control.

A la izquierda tiene una lista detallada de todos los informes que puede realizar.

En el centro tiene enlaces directos para tareas comunes.

Y a la derecha tiene su panel de control.

Para empezar, tiene que hacer clic en el enlace «archivar correo electrónico» de la columna central. Esto le llevará al panel de correo electrónico de archivo.

Los archivos se rigen por «perfiles», por lo que cada correo electrónico del que desee hacer una copia de seguridad debe crear un perfil. Esto se hace escribiendo el correo electrónico en el campo de creación de perfil o seleccionando un protocolo específico en el desplegable avanzado.

Se le pedirá que introduzca su contraseña para autorizar el acceso.

Una vez que el software haya sondeado su cuenta de correo electrónico en Internet para verificarla, se creará su nuevo perfil.

Se creará un perfil en el panel de control, y ahora puede hacer doble clic en él para que se archive desde el servidor a su máquina.

Nota: como el software habla directamente con su servidor de correo, esta máquina de archivo ni siquiera tiene que ser su máquina de correo electrónico, lo cual es útil para las copias de seguridad fuera de la empresa.

Una vez hecho esto, su correo electrónico tendrá una copia de seguridad y se podrá buscar con el software Mailstore.

Conclusión

Esperemos que esto le haya dado algunas ideas para ayudarle a sentir que sus correos electrónicos son un recurso y no un montón de basura. No tiene sentido tenerlos por ahí si no puede acceder a los que necesita, y el archivo de correos electrónicos es sin duda un paso en la dirección correcta.

Si tiene alguna idea sobre el archivado del correo electrónico, hágalo saber en los comentarios a continuación.

Crédito de la imagen: Yuri Samoilov