MinuteIO: una herramienta web extremadamente cómoda para registrar las actas de las reuniones

At meetings, there are usually many speakers who have different agendas to cover. It is easy to get bored in meetings and lose track of some of the things that are said. While this is fine for regular meeting attendees, for people responsible for recording the meeting’s minutes, this is a major problem. They need to pay close attention to everything that is mentioned in the meeting. But this is not the most difficult part of recording meeting minutes; the hardest part is to sort the minutes into appropriate categories and send them to your bosses.

Esta última parte es la que más tiempo consume. Poner todo en el formato adecuado para enviarlo por correo electrónico a sus superiores puede consumir una cantidad de tiempo sorprendentemente grande.Pero ese tiempo puede reducirse drásticamente si utiliza un servicio web llamado «MinuteIO».

Introducción

MinutesIO es un servicio web maravilloso y gratuito que ayuda a sus usuarios a registrar las actas de las reuniones. El sitio está diseñado de tal manera que puede llevar su ordenador portátil directamente a la reunión y empezar a grabar las actas. Sin requerir que se registre en nuevas cuentas, MinutesIO le permite empezar a introducir los detalles de una reunión, grabar las actas, asignarles categorías, fechas de vencimiento y temas. Una vez finalizada la reunión, podrá compartir las actas grabadas con sus superiores por correo electrónico. Todo el proceso es extremadamente rápido y eficaz.

Utilización

Cuando visite MinutesIO, simplemente haga clic en el gran botón verde para empezar. El sitio no le pide que cree ninguna cuenta nueva – almacena la información localmente en su navegador; esto explica la rápida capacidad de respuesta de la herramienta.

Al hacer clic en el botón se abre una nueva interfaz para registrar las actas de las reuniones. Puede empezar a registrar los detalles de la reunión – título, lugar, hora, proyecto, etc. – haciendo clic en el texto que aparece en la página web.

Puede modificar el texto de la página de la reunión según sus necesidades y para que se ajuste a su reunión. Además de introducir el nombre de su empresa y el lugar de la reunión, puede introducir su dirección de correo electrónico, la de los asistentes o la de las personas con las que vaya a compartir posteriormente el acta. También puede añadir opcionalmente una descripción de la reunión.

El área que le permite grabar las actas funciona de forma similar: se pulsa sobre el texto y se escribe para editarlo. Para cada acta puede añadir un tema en el panel de la izquierda, luego seleccionar el tipo de acta, añadir una nota para ella, seleccionar por quién fue dicha en la reunión y, opcionalmente, seleccionar una fecha de vencimiento para las tareas que se completarán más adelante.

Cuando haya terminado la reunión y quiera finalizar su acta, puede hacer clic en la marca de verificación (ü) que aparece a la izquierda.

Después de esto, sus actas estarán finalizadas y podrá ver los paneles de compartir, imprimir y editar en el mismo lugar donde encontró la marca de verificación.

El botón de envío le permite compartir el acta de la reunión con quien quiera compartirla por correo electrónico. Antes de enviar el correo electrónico, se le muestra su vista previa.

Puede modificar los destinatarios del correo electrónico, así como el cuerpo. En el cuerpo encontrará que el acta de su reunión se publica realmente en una URL secreta. Puede copiar la URL desde aquí y compartirla directamente con sus amigos para que puedan ver el acta sin necesidad de enviarles un correo electrónico. Para volver a sus actas en cualquier momento, puede volver a entrar en MinuteIO y hacer clic en el botón superior del panel izquierdo para ver su tablero. Aquí podrá volver a ver sus actas grabadas, editarlas y compartirlas.

Conclusión

MinutesIO es una herramienta inestimable para cualquiera que quiera grabar las actas de las reuniones. Al ofrecer a sus usuarios una interfaz intuitiva para registrar las actas sin tener que inscribirse en nada, el sitio presenta una comodidad sin precedentes. Para todas las secretarias o personas cuya tarea sea registrar los detalles de las reuniones, MinutesIO es un sitio web que hay que marcar.

Eche un vistazo a MinutesIO @ http:/minutes.io

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