Herramientas útiles para formatear documentos complejos en Google Docs

Millones de personas utilizan Google Docs cada día para escribir novelas, disertaciones, currículos, recetas y miles de otros proyectos. En todos ellos, la organización -dentro de los documentos y fuera de ellos- puede darle más tiempo para concentrarse en el acto de creación en lugar de buscar esa sección que necesita un solo retoque más para que sea perfecta. Este artículo echa un vistazo a las herramientas que le ayudarán a dar un mejor formato a sus documentos en Google Docs.

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Esquemas

La mejor manera de empezar un proyecto largo es con un esquema. En el caso de Google Docs, esto significa empezar a definir su estructura con los estilos de encabezado, los tres primeros de los cuales están disponibles en la barra de herramientas, donde por defecto dice Párrafo. Acceda a los niveles adicionales mediante «Formato -> Estilos de párrafo».

El esquema está disponible a la izquierda de su página. Para verlo, seleccione «Ver -> Mostrar esquema del documento». Dentro del panel de esquema, sus encabezados se convierten automáticamente en enlaces, lo que le permite saltar por el documento sin tener que desplazarse sin parar. Cuando pase el ratón por encima de un encabezamiento, el icono X de la derecha no borrará la sección, sino que la eliminará de su esquema.

Índice de contenidos

La misma estructura de documento utilizada para los esquemas también puede utilizarse para crear un índice de contenidos. La diferencia aquí es que el TdC se crea para ser utilizado por el lector. Hay dos opciones disponibles. Para la distribución impresa, seleccione la primera opción en «Insertar -> Tabla de contenidos». Esto crea la lista y añade los números de página.

Para la distribución en línea, elija la segunda opción, que añadirá los hipervínculos estándar a cada sección. Si realiza cambios importantes en el texto, recuerde volver atrás y actualizar el TdC mediante el icono que aparece al seleccionar el marco. El texto del índice puede formatearse como cualquier otro texto.

Marcadores

Los marcadores de documentos crean anclajes dentro de un documento y pueden utilizarse para navegar por un trabajo que puede estar distribuido en diferentes archivos, carpetas o cuentas. Si tiene acceso al documento, al hacer clic en un enlace de marcador le llevará a ese punto concreto. Esto es estupendo para la creación de documentos a gran escala o en colaboración.

Para añadir uno, coloque el cursor en el lugar al que desea enlazar y seleccione «Insertar -> Marcador». Aparecerá un pequeño icono azul al lado, y al hacer clic en él tendrá la opción de copiar un enlace o eliminar el marcador. Los marcadores son estupendos para cuando necesite volver a trabajar en una sección. Yo los utilizo para conectar notas en Google Keep con secciones que necesitan más trabajo.

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Rupturas de documentos

Hay tres formas de añadir saltos en un documento. El primero de ellos es un salto de página y simplemente pondrá cualquier contenido que le siga en una nueva página. Puede ser útil para el final de un capítulo o para evitar líneas viudas o huérfanas en su texto. Cuando utilice esto, debe volver a comprobar la caída de las líneas en sus páginas por si sus saltos de página han hecho algo extraño.

Los saltos de página se tratan como cualquier contenido de la página; se pueden borrar poniendo el cursor debajo de ellos y pulsando retroceso.

Los saltos de sección son más útiles, ya que pueden ser «continuos», lo que significa que el contenido fluirá en la misma página que el salto, o «página siguiente», que siempre pondrá un salto de página antes de la siguiente sección. Las secciones también pueden tener su propia configuración de márgenes, lo que resulta especialmente útil en proyectos técnicos.

Los saltos de sección son más persistentes que los saltos de página. Para deshacerse de uno, primero hágalos visibles («Ver -> Mostrar saltos de sección»), luego coloque el cursor al final de la línea sobre el salto y pulse dos veces la tecla Supr. Tenga en cuenta que esto también va a borrar la primera letra de su siguiente sección.

Enlaces del proyecto

Si su proyecto se está volviendo demasiado complejo, puede ser mejor dividirlo en varios documentos, en cuyo caso, la opción «Insertar -> Enlace» va a ser muy útil. Resalte un trozo de texto y selecciónelo, y se le dará la opción de enlazar con cualquiera de los elementos que haya configurado antes (encabezados o marcadores) o con algún elemento de la Web relacionado con su texto resaltado, lo que resulta excelente para la investigación.

Este diálogo también le hará un par de sugerencias de enlaces a sus propios documentos en Drive relacionados con la palabra resaltada. También puede hacer clic en «Buscar más», lo que abrirá un panel a la derecha con sugerencias de la web, de Google Imágenes o de sus propias carpetas de Drive. También puede, por supuesto, simplemente pegar una URL, como una creada a partir de la herramienta de marcadores anterior.

Además de trabajar y dar formato a sus documentos en Google Docs, también puede citar artículos en sus documentos, añadir firmas y comparar dos documentos en Google Docs.

Consulta también más consejos y trucos sobre Google Docs.

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