A medida que nos adentramos en la era del almacenamiento en la nube, son muchos los beneficios e inconvenientes que conlleva. Poder acceder a sus archivos y documentos en cualquier parte del mundo es una característica muy agradable, pero ¿qué ocurre si no puede acceder a Internet? De repente, todos esos archivos convenientemente almacenados quedan fuera de su alcance. Por ello, algunas empresas de almacenamiento en la nube han desarrollado métodos para poder acceder a una versión en caché de su nube sin conexión. Esto incluye a Google, que ha configurado su servicio en la nube para que pueda utilizar Google Docs sin conexión.
Antes de entrar en cómo hacer esto, hay algunas cosas que debe tener en cuenta. En primer lugar, debido a que se instala una extensión de Chrome para activar las funciones sin conexión, esto no se puede hacer en ningún otro navegador que no sea Chrome. En segundo lugar, todos sus documentos en Docs, Hojas, Diapositivas y Dibujos estarán disponibles sin conexión, pero los archivos subidos en su Drive no lo estarán. En tercer lugar, debe estar conectado para configurar estas opciones, por lo que debe hacerlo antes de querer utilizar Google Docs sin conexión. Si estas restricciones son demasiado, puede consultar la sección «Opciones alternativas» más abajo para ver otros métodos disponibles.
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Acceso a Google Docs sin conexión
Para utilizar Google Docs sin conexión, es necesario acceder a la configuración de Google Drive en Chrome. Puede hacerlo accediendo a Google Drive y haciendo clic en el engranaje de la parte superior derecha, y luego en Configuración. También puede acceder a ella haciendo clic en este enlace si ya ha iniciado sesión en Google.
Aparecerá una nueva ventana. En esta ventana localice la opción Sin conexión y marque la casilla. Por el texto de ayuda puede ver que es cuando se añade la extensión mencionada anteriormente.
Chrome le avisará de que la extensión está solicitando ser instalada. Haga clic en el botón «Añadir extensión» para completar el proceso.
Sincronización de archivos específicos
Ahora, cuando se desconecte y trate de abrir Google Docs, se cargará en su lugar una versión especial sin conexión.Esta versión utilizará los archivos que fueron sincronizados para su uso sin conexión. Aunque probablemente encontrará que la mayoría de sus archivos fueron sincronizados, algunos pueden haberse «escapado de la red». Esto significa que encontrará que algunos archivos seguirán sin estar disponibles, aunque haya activado el acceso sin conexión.
Si hay un archivo específico que quiere asegurarse de que está disponible sin conexión, hay una manera de forzar su tisync. Este mismo método funciona para Docs, Hojas, Diapositivas y Dibujos, así que no se preocupe por el tipo de archivo que quiera sincronizar.
1. Busque el archivo al que desea acceder sin conexión. Haga clic en los tres puntos situados cerca de su nombre de archivo y, a continuación, active el interruptor de «Disponible en línea». El interruptor se deslizará hacia la derecha y se volverá azul para mostrar que está activado.
2. Tras un breve periodo de tiempo, aparecerá en su archivo un pequeño icono de una garrapata sobre una línea. Esto significa que ahora está garantizado que estará disponible cuando esté desconectado. Para asegurarse de que puede acceder a él sin conexión, desconéctese de Internet, utilice Google Docs sin conexión e intente abrir el archivo. Si puede, el archivo está sincronizado.
Opciones alternativas
Si no utilizas Chrome, quieres utilizar los archivos de Google Drive sin conexión o realmente no te gusta la idea de instalar una extensión sólo para acceder sin conexión, ¡no te preocupes! Todavía hay formas de acceder a sus archivos sin conexión.
La opción de Google Drive para PC
Esta opción requiere la instalación deGoogle Drive para PC.Si alguna vez ha utilizado software como Dropbox para escritorio, esto es muy similar. Configurará una carpeta especial de Google Drive en su PC, y luego sincronizará los archivos de Google Drive en ella. Esto significa que cuando usted edita un archivo en esa carpeta, lo sincroniza automáticamente con Google Drive y viceversa. Debido a que los archivos se guardan como copias duras en su disco duro, también significa que tiene acceso a sus archivos en caso de que se desconecte. Sólo tiene que abrir la carpeta de Google Drives en su disco duro y abrir el archivo que desea utilizar.
Lamentablemente, aunque sincronizará los archivos creados en Google Docs, Slides, Sheets y Drawings con su disco duro, no se abrirán correctamente mientras esté desconectado, a menos que configure la sincronización según los pasos anteriores. Si desea utilizar estos tipos de archivos, es mejor que los descargue como copias impresas antes de desconectarse.
La opción de descarga
Si desea acceder a los archivos de Google Doc sin conexión, puede descargar una copia impresa en su ordenador. Entonces podrá abrirlos en su suite ofimática favorita, como si se tratara de un archivo normal. Para ello, haga clic con el botón derecho en cualquier archivo de Google Drive y haga clic en Descargar. Esto descarga una copia física en su disco duro en un formato de archivo compatible con Microsoft Office.
Incluso puede hacer CTRL-clic en varios archivos para descargarlos, y Google los agrupará automáticamente en un archivo .zip para usted.
Si necesita un archivo en un formato que no sea de Microsoft Office, abra el archivo que desea guardar. Haga clic en Archivo, Descargar como, y luego en el formato de archivo que desee.
Mantenimiento de la unidad
Con el almacenamiento basado en la nube, cada vez más popular y conveniente, a veces se encontrará atrapado sin conexión o acceso a sus archivos. Con las soluciones anteriores, ahora podrá utilizar Google Docs sin conexión si se da la circunstancia.
¿Se ha visto alguna vez en la tesitura de no poder acceder a los archivos en la nube? ¿Utiliza las nubes o los medios tradicionales, como las unidades USB, le sirven? Háganoslo saber en los comentarios.
