Muchos municipios y empresas, tanto grandes como pequeñas, están migrando a Google para la gestión del correo electrónico y los documentos. Hay muchos pros y contras para migrar a la nube. De lo que nadie parece hablar realmente es del esfuerzo que supone trasladar todos los documentos.
Busy Docs es un servicio que facilita el traslado. Permitirle editar los documentos localmente y tener la sincronización con su almacenamiento en la nube le ayudará a aliviar su mente y le permitirá seguir editando y guardando copias locales.
Contenido
Por dónde empezar
Una vez que haya descargado Busy Docs y ejecutado el instalador, se le pedirá que seleccione la cuenta de Google o de Google Apps con la que desea sincronizar. Debe estar conectado a su cuenta de Google para que aparezca aquí. Una vez que conceda el acceso, podrá empezar a sincronizar.
Sincronización inicial
La sincronización inicial puede tardar un poco si tiene un número tremendo de documentos que cargar. He seleccionado una carpeta con un pequeño número de documentos para esta demostración.
Si almacena todos sus documentos en su carpeta «Mis documentos», puede simplemente seleccionar esa carpeta para sincronizarla. Recorrerá su carpeta y catalogará todos los documentos.
Busy Docs no es una sincronización directa inicialmente con Google Docs. Sus documentos se sincronizarán con los servidores de Busy Docs. Si tiene un documento en su carpeta Mis documentos y desea que las revisiones se almacenen en su espacio de Google Docs, debe arrastrar el archivo a la sección de Google Docs de la barra lateral. A partir de este momento, debería estar sincronizado con la versión de escritorio.
Buscar documentos
Esto es parte de lo que hace que Busy Docs sea tan genial. Poder buscar y encontrar fácilmente un documento tanto en Google Docs como en el disco duro y en la red local. El diseño de la aplicación web es realmente fácil de usar. Todo lo que necesita es fácilmente visible en todas las pantallas.
Tiene una barra de búsqueda en la parte superior central de la pantalla. Todas sus carpetas son accesibles en la barra lateral izquierda.
Facilidad de uso al arrastrar y soltar
Todos sus documentos en Busy Docs se pueden mover arrastrando y soltando donde quiera. Si quiere que un documento se sincronice con su Google Docs, simplemente arrástrelo a la sección Google Docs de la barra lateral. Si tiene un documento de Google Docs que desea editar localmente, arrástrelo a una de las carpetas o subcarpetas que está sincronizando desde su red o disco duro.
Etiquetar documentos
Etiquetar sus documentos le ayudará a mantener todo más organizado y a encontrarlo más tarde. Cuando arrastre un documento desde su escritorio a Google Docs, se etiquetará automáticamente como GD. Si decide etiquetarlos de otra manera, tendrá que añadir una etiqueta manualmente.
Cómo se apila Busy Docs
La interfaz web es realmente fácil de usar en comparación con otros servicios. Sin embargo, la sincronización no es muy rápida. Incluso cuando se inicia manualmente una sincronización, ésta tarda un poco.
Inicié un documento en OpenOffice y lo guardé como un archivo de Word (.doc). Cuando lo subí y lo pasé a Google Docs, cambió parte del formato.
Creo que todavía hay algunos fallos, pero funciona bien para un particular. Lo mantendría en mi radar, pero actualmente no parece estar listo para su uso a gran escala.
¿Cuáles son algunos de sus consejos para sincronizar documentos locales con Google Docs?
Documentos ocupados